IT Benchmarking – Bestimmen Sie Ihre Ausgangsposition!

Kennen Sie Ihren Standort?

Zugegeben, das ist eine etwas merkwürdige Frage für den Einstieg eines Blogposts, denn natürlich wissen Sie wo Sie sind! Es wäre ja auch sehr verwunderlich und ehrlicherweise überaus irritierend, wenn Sie es nicht wüssten.
Aber wissen Sie auch, wo Ihre IT sich befindet? Genauer gefragt: Wissen Sie an welcher Stelle die Performance Ihrer IT sich im Vergleich zu der Ihrer Wettbewerber befindet? Besser? Schlechter? Gleichauf?
Diese Kenntnis zu haben, ist nicht nur interessant, sondern vielmehr äußerst hilfreich bei der Erreichung Ihrer Unternehmensziele. Denn nur wer seine Schwächen genauso gut kennt wie seine Stärken, kann seine IT Performance gezielt verbessern.
Im IT Benchmarking vergleichen wir die Performance der IT Dienstleistungen Ihres Unternehmens mit der eines anderen. Ziel ist es, Optimierungspotentiale zu identifizieren und Empfehlungen abzuleiten, wie die Performance in Ihrem Unternehmen verbessert werden kann. Grundlage sind Best Practice Projekte, die als Referenzen herangezogen werden.

Was ist IT Benchmarking?

Unter IT Benchmarking wird eine strategische Methode verstanden, in welcher die Performance der IT-Dienstleistungen eines Unternehmens mit denen anderer Unternehmen verglichen wird. Selbstverständlich lohnt nur der Vergleich mit den Klassenbesten (Best-in-Class). Der Fokus der BAMAC GROUP liegt dabei auf der finanzwirtschaftlichen Bewertung, mit dem Ziel einen wirtschaftlichen Vorteil im Sinne des Wertbeitrags für seine Kunden zu erzielen.

Vorteile des IT Benchmarkings

Auch für eine erfolgreiche Digitalisierung in Ihrem Unternehmen ist das Wissen um die eigene IT Effizienz die Grundlage. Um eine effiziente IT zu erreichen werden effiziente Prozesse, das Beherrschen der Softwareentwicklung und eine leistungsfähige IT Infrastruktur benötigt. Dabei ist es unabhängig ob es sich um Eigenentwicklungen oder Customized Varianten von Standardsoftware handelt.

IT Benchmarking ist dabei der kontinuierlich begleitende Prozess, Produkte, Dienstleistungen und Praktiken zu messen und mit den stärksten Mitbewerber oder die Firmen, die als Industrieführer angesehen werden, zu vergleichen.

Was ist Gegenstand des IT Benchmarking?

Gegenstand des IT Benchmarkings bei der BAMAC GROUP sind die drei Dimensionen:

• IT Infrastrukturen mit Netzen (LAN/WAN), Telefonie, Server, Daten und Workplace
• IT Applikationen mit Eigenentwicklungen, SAP und Non-SAP Anwendungen
• IT Prozesse mit den Reifegradmodellen ITIL und CMMI.

Unsere Vorgehensweise

Basierend auf den Kundendaten werden die im Prozess- und Funktionenmodell aufgeführten Entitäten identifiziert und bewertet. Mit den ermittelten Ergebnissen, erhalten unsere Kunden Hinweise zu Stärken und Schwächen, Abweichungen zu Best Practice Lösungen und Kostentreibern. Dabei verwenden wir ein agiles Management, das eine zügige Vorgehensweise mit nachhaltigen Ergebnissen verknüpft. Die Iterationslänge wird individuell mit unseren Kunden abgestimmt.
Im Folgenden stellen wir die einzelnen Schritte des IT Benchmarkings vor:

Initialisierung

Am Anfang steht die Erfassung der Kundenerwartungen. Das resultierende Zielbild, quasi das Big Picture, ist Basis für den Scope der IT Benchmarking Analyse und der zu erstellenden Planung. Die Überprüfung der Verfügbarkeit der Ressourcen und der Daten sowie die Einbindung in die Kundenorganisation sind wichtige Schritte in dieser Phase.

• Zielbild erarbeiten (Big Picture)
• Scope zum IT Benchmarking festlegen (Tailoring)
• Stakeholdermanagement
• Planung des Projekts

Kick-Off

Im Kick-Off treffen alle Projektstakeholder aufeinander. Hier werden die Planung und die erwarteten Ergebnistypen besprochen. Soweit nicht bereits geschehen, werden die Workshops terminiert und ggf. weitere Ansprechpartner benannt. Die organisatorische Einbindung beim Kunden sollte zum Termin abgeschlossen sein.

• Zeitplan vorstellen und festlegen
• Workshops vereinbaren
• Interviewpartner

Analyse

Im nächsten Schritt des IT Benchmarkings analysiert die BAMAC GROUP die vom Kunden bereitgestellten Daten. Diese werden im Rahmen von Workshops und Interviews erhoben und/oder über Dateien bereitgestellt. In diesem Schritt werden auch Verständnisfragen aufgelöst und die Daten auf benchmark Fähigkeit überprüft. Für die Datenanalyse, sowohl für IT Infrastrukturen als auch IT Applikationen, verwendet die BAMAC GROUP statistische und stochastische Verfahren aus dem Bereich der Data Analytics. Für „Zeitreisen“ im Umfeld der Prognose von Kostenentwicklungen und Entwicklungsgeschwindigkeiten von IT Systemen kommen darüber hinaus Verfahren aus dem Bereich Predictive Analytics zum Einsatz.

• Verfügbarkeit von Interviewpartner sicherstellen
• Daten bereitstellen
• Datenanalyse
• Benchmarkfähigkeit herstellen

QS-Workshop

Im Rahmen des Qualitätssicherungs-Workshops werden Annahmen besprochen und Lösungen erarbeitet für den Fall, dass Daten für ein IT Benchmarking fehlen. Hier kann es zu Anpassungen im Zielbild oder der verabredeten Planung kommen. Aus den Workshop-Ergebnissen können zusätzliche Analyse Tätigkeiten folgen.

• Offene Fragen stellen 
• Annahmen prüfen/korrigieren
• Erste Ergebnisse bewerten
• Weitere Datenquellen identifizieren und bereitstellen

Ergebnisse

Nach Abschluss der Analyse und der Auflösung der offenen Fragen aus dem QS-Workshop erfolgt die Dokumentation und Vorstellung vor einem mit dem Kunden verabredeten Gremium. Im Schnitt beträgt die Laufzeit, auch Sprint-Länge genannt, eines IT Benchmarkingdurchgangs 1 bis 6 Wochen.

• Ergebnisse aufbereiten und präsentieren
• Vorstellung der identifizierten Optimierungen
• Aufzeigen von Verbesserungsmaßnahmen (Projekte) auswählen
• Entscheidungsvorlage 

Die untenstehende Abbildung veranschaulicht noch einmal den Ablauf.

Der Vergleich im IT Benchmarking

Für die Analysen greift die BAMAC GROUP auf einen umfangreichen Fundus an Daten zu, die kontinuierlich aktualisiert werden. Mehr als 12.000 Projekte haben wir bereits erfolgreich umgesetzt und auf diese Erfahrung und die dadurch entstandenen Daten greifen wir zurück.

Dabei liefert die BAMAC GROUP Ergebnisse zu Kosten und Preisen in den drei Dimensionen:

• IT Infrastrukturen:
  • Rahmenbedingungen, Mengen, Qualität, Kosten, Personal, Servicekatalog und Service Level, Preise, Output-Mengen
• IT Applikationen:
  • Servicelevel, Geschwindigkeit, Funktionen, IT Architektur, Personal, Preise, Kosten und Zeit für Entwicklung und Betrieb
• IT Prozesse:
  • Servicelevel, Prozesskennzahlen

Was Sie bekommen!

Aus dem IT Benchmarking erhalten unsere Kunden faktenbasierte Hinweise für Optimierungen. Ob Resultate zu verbesserten Einkaufskonditionen, kostenwirksame Prozess- und Projektoptimierungen oder Hinweisen zur richtigen Entwicklungsstrategie, wir liefern Ihnen fundierte und belastbare Kennzahlen – und das weltweit. Aber nicht nur das, wir unterstützen Sie auch tatkräftig bei der Umsetzung der vorgeschlagenen Optimierungsmaßnahmen.

Wenn Sie noch tiefer in das Thema IT Benchmarking eintauchen möchten, detaillierte Fallbeispiele aus unserer IT Benchmarking Praxis finden Sie hier und hier! Bei Fragen oder Anmerkungen, schreiben Sie uns gern!