Case Study: Kosten optimieren im IT Projektportfolio 

Geht das nicht auch günstiger?

Sie haben Ihre IT Projekte innerhalb Ihres IT Projektportfolios identifiziert und bewertet und nun stellen Sie sich die Frage: Geht das nicht auch günstiger?
Denn selbstverständlich trägt auch eine Kostenoptimierung im IT Projektportfolio wesentlich zur Wertsteigerung eines Unternehmens bei. Das Instrument, das dabei maßgeblich zur Erkenntnissteigerung beträgt, ist der Drittvergleich.

Kostenoptimierung im IT Projektportfolio

Die BAMAC GROUP kann Sie hierbei unterstützen. Basierend auf einer Datenmenge von mehr als 12.000 Projekten können wir Sie bei einem Marktvergleich gezielt mit Daten aus dem IT Portfolio versorgen. Unsere Datenbank umfasst Vergleichswerte zur Eigenentwicklung, Standardsoftware und Hybrid Systemen. In diesem Artikel stellen wir Ihnen anhand eines Fallbeispiels aus unserer Praxis vor, wie eine Kostenoptimierung innerhalb des IT Projektportfolios aussehen kann.

Prozess zur Optimierung der Kosten im IT Projektportfolio

Die Vorgehensweise ist dabei zu Beginn die Gleiche wie bei der Aufwandschätzung (hier im Detail nachzulesen). Nachdem das Projekt bewertet wurde, erfolgt der Vergleich mit Dritten. Dabei identifizieren wir u.a. Projekte aus dem Top-Quartil und ermitteln Kostenauswirkungen. Im Zuge dessen ziehen wir folgende Kennzahlen als Bewertungsdimensionen heran:

• Branche
• Projektparameter (u.a. Art des Projekts, Umfang, Topologie)
• Mitarbeiter
• Technologie
• Prozess
• Projektumfeld
• Produkt
• Größe/Komplexität

Das Optimierungspotential, welches wir erhalten, geben wir sowohl in Personentagen (PT) als auch EURO (EUR) an. Im Anschluss werden Maßnahmen zur Optimierung der einzelnen Projekte aufgezeigt, deren Realisierung das Projekt in das Top Quartil bringen kann. Die konsequente Umsetzung der Optimierungsvorschläge kann das IT Projekt also zu den besten 25% seiner Kategorie machen. Die untenstehende Abbildung verdeutlicht den Prozess der Kostenoptimierung im IT Projektportfolio.

Konkrete Schritte zur Kostenoptimierung

Im folgenden Fallbeispiel zeigen wir die Bewertung der identifizierten Optimierungspotentiale konkreter auf. Aufgrund der ermittelten Function Points und den Informationen aus der Baseline bestimmen wir den Aufwand für die Projekte. 

Schritt 1: Projekte bewerten 

Hierzu verwenden wir die in der Organisation vereinbarten Randbedingungen. Die Aufwände zwischen Fachbereich und IT verhalten sich im Verhältnis von 2/3 zu 1/3. Die Tagessätze betragen bei 8 Stunden für den Fachbereich 870 EUR und die IT 1000 EUR. Im Folgenden erhalten wir die Daten aus Abbildung 2.  

Nachdem wir die Aufwände pro Projekt berechnet haben, ermitteln wir im nächsten Schritt die Daten pro Projekt aus dem Top-Quartil. 

Schritt 2: Optimierungspotential identifizieren 

Dazu identifizieren wir anhand der Ähnlichkeitsmerkmale die Relevanz für den Benchmark. Die ermittelten Produktivitätswerte werden aufgezeigt und mit den Unternehmenswerten in Beziehung gesetzt. Zusätzlich haben wir Vergleichswerte aus der Datenbank der BAMAC GROUP herangezogen, um die Kostenoptimierung im IT Projektportfolio des analysierten Unternehmens herauszuarbeiten. In einer Übersicht kann an dieser Stelle bereits ein erstes Ergebnis sichtbar werden. Der Einfachheit halber bedienen wir uns eines Ampelsystems, rot gekennzeichnet sind alle Projekte, die unter dem Marktvergleich für Entwicklungszeit (PK1) und über den Kosten (PK2) liegen. Ein Projekt ist „gelb“, wenn einer der beiden Werte im Projekt besser ist und schließlich ist ein Projekt „grün“, wenn sowohl die Entwicklungszeit (PK1) über dem Top Quartil und die Kosten (PK2) niedriger als im Top Quartil liegen.  

Wenden wir jetzt die Ergebnisse aus dem Benchmark der BAMAC GROUP an, so erhalten wir für das hier untersuchte IT Projektportfolio ein Einsparpotential von 9655 PT (vgl. Abbildung 4) – das entspricht einem Aufwand von ca. 60 FTEs.  

Umgerechnet auf die Kosten entspricht das einem Optimierungspotential von ca. 8,8 Mio. EUR. 

Potenzial zur Kostenoptimierung im IT Projektportfolio nutzen

Bitte beachten Sie: Dem Einsparpotential müssen die Einmalkosten, die bei der Umsetzung der produktivitätssteigernden Maßnahmen entstehen, gegen gerechnet werden! Während der Realisierung der Optimierungsvorschläge werden oftmals zusätzlich prozessverbessernden Maßnahmen durchgeführt. Bei diesen steht häufig der monetäre Nutzen im Vordergrund. Zusätzlich ist zu beachten, dass die Kostenoptimierungen unter der Prämisse zu bewerten sind, dass der Funktionsumfang des zu optimierenden IT Projekts unverändert bleibt. Wieso sich Aufwand und Funktionsumfang von IT Projekten nicht linear verhalten und daher nicht intuitiv sind, haben wir hier dargestellt.

Wie aufgezeigt wurde, unterscheidet sich unser Optimierungsansatz erheblich von anderen in der Praxis getätigten Methoden. Diese entsprechen häufig nur einer verklausulierten Kostensenkung.  

Mit dem gewonnenen finanziellen Spielraum erhöhen wir erheblich die Möglichkeiten des Kunden sein IT Projektportfolio zu optimieren und besser zu organisieren. Dies kann im Folgenden zum Beispiel durch den Abbau des Anwendungsstaus mit den vorhandenen Ressourcen und/ oder auch durch Kosteneinsparungen im bestehenden Haushalt vollzogen werden.

Weitere Fallbeispiele aus unser IT Portfoliomanagementpraxis finden Sie hier:

IT Projektportfoliomanagement – Behalten Sie den Überblick!

Case Study – Lebenszyklus-Kosten von IT Produkten 

Case Study – Make or Buy – Der erste Blick kann trügen