IT Anwendungen im Life Cycle erfolgreich planen und steuern

Entscheidungen zu treffen ist Geschäftsalltag.
Das Ziel: die stetige Wertsteigerung des Unternehmens.
Die Entscheidungen: immer sachlich.
Aber was wäre, wenn es die Möglichkeit gäbe immer richtige Entscheidungen zu treffen?
Es würde den Geschäftsalltag vereinfachen und gleichzeitig beschleunigen. Eine solche enorme Erleichterung kann das IT Produktportfoliomanagement sein!

IT Produktportfoliomanagement kann
erfolgsentscheidend sein

Das IT Produktportfoliomanagement hat innerhalb des IT Portfoliomanagements den Fokus auf Anwendungssysteme und -produkte. Dieser Artikel klärt auf, worin der entscheidende Erfolgsfaktor des IT Produktportfoliomanagements besteht, welche Fragestellungen es beantwortet und welche konkreten Vorteile Unternehmen durch die Umsetzung gewinnen können.

Die Realität

Regelmäßig kann beobachtet werden, dass Entscheidungen über Budgets und Investitionen im IT Bereich getroffen werden müssen, aber dass diesen Entscheidungen nicht alle erfahrbaren Kennzahlen zu Grunde liegen. Häufig fehlen konkrete Aussagen über sämtliche Kosten, den effektiven Nutzen oder die Effizienz der Produkte. So werden in der Argumentation oftmals „Muss“-Gründe angeführt, in denen vor allem auf externe Umstände Bezug genommen wird.

Produkt XY muss ein- oder fortgeführt werden, weil

• … die Rechtsprechung es erforderlich macht.
• … die Wartung ausläuft.
• … die Vertragskonditionen attraktiv sind.
• …oder, oder, oder.

Die Entscheidungsfindung wird zusätzlich durch die Tatsache erschwert, dass IT Systeme immer komplexer und der IT-Herstellermarkt immer vielfältiger wird. Soll das IT Produktportfolio auf dem neuesten Stand sein und ebenso die Themen Digitalisierung und Automatisierung abdecken, wird deutlich, dass eine erweiterte Entscheidungsgrundlage notwendig ist, wenn Unternehmen wettbewerbsfähig bleiben wollen. Schließlich dient auch der Einsatz von IT der Steigerung des Unternehmenswertes. So grundlegend dies ist, leider wird immer wieder beobachtet, dass diese Tatsache in der Realität regelmäßig vernachlässigt wird.

Aber wie sieht solch eine Entscheidungsgrundlage aus, die es ermöglicht sachlicher, schneller und fundierter zu entscheiden?

Bessere Entscheidungen durch
IT Produktportfoliomanagement

Genau dies kann ein durchdachtes IT Produktportfoliomanagement leisten. Denn hier werden IT Produkte und deren wirtschaftliche Relevanz evaluiert, deren Einsatz und auch ihre Ablösung geplant und gesteuert. Dabei werden Fragen beantwortet wie:

• Welche Systeme blockieren, ergänzen und/ oder lösen andere ab?
• In welchem Verhältnis stehen Kosten und Nutzen der IT Produkte?
• Wie entwickeln sich die Kosten des Produkts für Change und Run?
• Welche Möglichkeiten gibt es, die Produktkosten bzgl. Change und Run zu optimieren?
• Sollte die Anwendung weiterentwickelt oder abgelöst werden?

All diese Fragen und Weitere beantwortet das IT Produktportfoliomanagement und wird damit, durchdacht und nachhaltig umgesetzt, zum entscheidenden Erfolgsfaktor. Denn das IT Produktportfoliomanagement plant, steuert und optimiert das Portfolio von IT Anwendungen eines Unternehmens. Es koordiniert die Aufgaben, die nötig sind, um die gewünschte Wertsteigerung zu erreichen. Dadurch nimmt es eine Brückenfunktion zwischen der strategischen und operativen Planung ein und unterstützt eine schnellere und vor allem bessere Entscheidungsfindung um die höchste Wertschöpfung für Unternehmen zu ermöglichen.

Dabei ist es nachrangig welche Arten von IT Produkten in einem Unternehmen genutzt werden, das IT Produktportfoliomanagement deckt alle ab. Es wird zwischen gekaufter und eigenentwickelter Software unterschieden, sowie deren Mischformen, bei denen Kaufsoftware um eigenentwickelte Komponenten erweitert wird.

Arten von IT Produkten

1. gekaufte Softwareprodukte – wird dieses Produkt am Markt angeboten, sprechen wir von Standardsoftware (z.B. SAP ERP).  

2. Eigenentwicklungen – aus den Ergebnissen von IT Projekten entsteht im Rahmen der Eigenentwicklung ein Gesamtsystem (z.B. Kernbankensystem OS Plus). 

3. Mischung (Hybrid) aus Kaufsoftware und Eigenentwicklung (z.B. die Kreditorenbuchhaltung YOURDOCeS setzt sich aus eigenentwickelten Komponenten und SAP FI/CO zusammen). 

Vorgehensweise

Das ITProdPM geht folgendermaßen vor. Die im Unternehmen vorhandenen IT Produkte werden im Hinblick auf Fragen nach Nutzung, entstehenden Kosten, Produktivität und Risiken analysiert. Anschließend werden Optimierungsmöglichkeiten gesucht und gefunden, die schließlich in konkrete Handlungsvorschläge und Maßnahmen passgenau für das Unternehmen umgesetzt werden.

Vorteile des IT Produktportfoliomanagements

Hier finden Sie die Vorteile des IT Produktportfoliomanagements noch einmal zusammengefasst:

Mit Hilfe des IT Produktportfoliomanagements erkennen Sie an welchen Stellen Kosten reduziert, wo Prozesse standardisiert, Daten und Funktionen konsolidiert werden können.

Das IT Produktportfoliomanagement zeigt konkret auf, wo und wie die Effektivität des Unternehmens gesteigert werden kann. Dadurch ist es möglich fundierte Entscheidungen bezüglich der IT Anwendungen zu treffen, die wirklich im Sinn der Wertsteigerung des Unternehmens sind. Gleichzeitig werden die langfristigen Ziele und Visionen für die Entwicklung des Unternehmens im Blick behalten. Und all das in weniger Zeit und mit einer gleichzeitigen Versachlichung der Entscheidungsfindung. Egal, ob diese allein oder gemeinsam im Team getroffen werden soll.

Hier geht es mit der konkreten Vorgehensweise des IT Produktportfoliomanagement der BAMAC GROUP weiter.